ツールの多様化
電話やメールは便利なコミュニケーションツールですが、それだけですべてのコミュニケーションを完結させることは困難です。「電話」は迅速かつ直接的ですが、視覚情報や言葉以外の意味が伝わりにくいというデメリットがあり、「メール」は履歴や記録としては便利ですが、相手に聴覚や視覚のニュアンスが伝わりにくいというデメリットがあります。心理学「メラビアンの法則」によると、相手に伝わるのは、言語情報が7%、聴覚情報が38%、視覚情報が55%と言われています。つまり、声のトーンや間、話し方、会話のテンポなどの「聴覚情報」、顔の表情、腕組み、しぐさなどの「視覚情報」といった、言葉以外の「非言語的な要素」が、相手とのコミュニケーションに大きな役割を果たしています。
コミュニケーション手段が多様化している現在、チャットやSNSだけでなく「WEB会議システム」という選択肢も増えています。この度、当社でもこのWEB会議システムを導入致しました。
なぜWEB会議システムを?
先日、当社バックヤードの大規模な改装を実施しました。社員が増えていく中で、業務スペースが足りなくなってきた為です。2部屋あった事務所を3階にも増床して、3部屋にしました。さらに、事務所の床や机、OA機器は全て入れ替え、昇降するデスクや集中スペースなどを設置しました。働き方改革のアンケートでもオフィスの改善(集中スペース等の設置、レイアウト変更など)は上位にあり、今回改善に取り組みました。
※昇降するデスク
※集中スペース
課題となったのは事務所が3部屋に分かれることによるコミュニケーション不足。これを解決するためにWEB会議システムを導入。結果は上々で、ミーティングや連絡事項などを、まるで目の前に相手がいるかのようにやり取りすることができます。社内だけでなく社外の相手とも対話ができます。今後は現場とのやり取りやIT重説での利用なども視野に入れていきます。
WEB会議システム利用の様子
非言語のコミュニケーションこそ!
日立の人工知能「Hitachi AI Technology/H」によると、雑談が自然と弾むような関係性や部屋の雰囲気作りが、社員の幸福度や業績への貢献に大きく影響している、という結果が出ています。つまり、コミュニケーションを取りやすい環境を作る→雑談が活発になる→業績がアップする、と繋がっていくのです。WEB会議システムを活用することで、伝える側は意思が正確に伝えやすくなり、受け手は声の調子やボディランゲージといった「非言語要素」から情報を受けとることで、円滑なコミュニケーションが図れます。すぐそこに誰かがいるという安心感、明るい安定した心理状態をも保てます。非言語要素を用いたコミュニケーションの重要性を理解し、電話やメールのコミュニケーションと上手く組み合わせ意識的に活用することが今後より重要になっていきます。